Vereinsreisen: Planungsvergnügen

Vereinsreisen: Planungsvergnügen ohne jegliches (Veranstalter)Risiko

Viele Vereine, Organisationen und Firmen planen und organisieren ihre Reisen gerne komplett oder wenigstens teilweise selbst. Reisen zu planen bereitet nicht nur große Freunde und sorgt für abwechslungsreiche Kommunikation, sondern bedeutet auch Verantwortung übernehmen. Verantwortung, die man vor allem gegenüber seinen Vereinskameraden, Freunden bzw. Kollegen übernimmt.

Warum also soll man das, was einem Freude bereitet und Anerkennung bringt, einem Reiseveranstalter, übertragen?

Sind Sie über die Funktion und die Bedeutung von Reiseveranstaltern im Bilde? Und wie schaut es aus mit den möglichen rechtlichen Konsequenzen, wenn Sie als Reiseveranstalter auftreten? Reiseplanung wird leider noch viel zu oft mit Heimwerken gleichgesetzt. Allerdings können Sie in der Touristik bei Nichtgefallen nix mehr umtauschen, die Reise ist dann gelaufen, bares Geld verschenkt und vielleicht sogar Freundschaften auf´s Spiel gesetzt.

Was Sie als Reiseplaner, bzw. Ihr Verein beachten muss, wenn er als Reiseveranstalter auftritt, sind u.a. die unabsehbaren rechtlichen und wirtschaftlichen Risiken, die sich bis hin zu möglichen steuerlichen Nachteilen für Ihren Verein auswirken können. Messgröße ist dabei das jährliche Reisevolumen eines Vereins. Vor allem kleinere Vereine und solche die nur eine oder wenige Reisen pro Jahr durchführen, sollten sich gut überlegen, ob es sich lohnt, das wirtschaftliche und rechtliche Risiko des Reiseveranstalters einzugehen.

Reisen zu planen ist noch der vergnügliche Teil der Reiseorganisation. Wenn die Planung abgeschlossen ist, geht es an die eigentliche Organisation bis hin zur Durchführung. Reiseprogramme und eine ausführliche Leistungsbeschreibung sind zu erstellen, die Reise muss im Verein beworben werden. Anmeldungen müssen bearbeitet und schriftliche Bestätigungen an jeden einzelnen Teilnehmer ausgehändigt werden. Gebuchte Leistungen und Fristen bei den Leistungsträgern müssen überwacht werden. Anzahlungen geleistet und Zahlungen der Mitglieder verwaltet werden, etc. Das alles erfordert zeitliches, kaufmännisches und organisatorisches Engagement.

Planungsvergnügen ohne jedes Risiko

Bei der Zusammenarbeit mit einem professionellen Reiseveranstalter, z.B. einem Busunternehmen in Ihrer Region oder einem Reisebüro, übernehmen diese genau den zuletzt beschriebenen organisatorischen Teil. Und damit erfreulicherweise auch das komplette Veranstalterrisiko. Denn als Veranstalter haften Sie auch für alle die Leistungen, die die gebuchten Leistungsträger zu erbringen haben. Ist also z.B. das gebuchte Hotel nicht in dem tollen Zustand, den der Prospekt versprochen hat, so haftet der Veranstalter im Streitfall für Ersatz und alle damit verbundenen Kosten.
Den vergnüglichen planerischen Teil der Reiseorganisation geben Sie bei der Zusammenarbeit mit einem Reiseveranstalter keineswegs auf. Wobei man allerdings einem Veranstalter auch diesen Teil durchaus überlassen kann. Das bestimmen letztendlich Sie selbst. Wenn Sie sich also schon in der Vorplanung engagiert haben und Hotelinfos, Routenvorschläge, Veranstaltungsprogramme, etc. gesammelt, studiert und ausgewertet haben, dann können und sollten Sie diese Informationen auch einbringen. Denken Sie daran, vereinsfreundliche Reiseveranstalter nehmen Ihr Engagement als Vereinsverantwortliche ernst und berücksichtigen dies in der Zusammenarbeit. So entstehen Erfolg versprechende, langfristige Kooperationen mit versierten Reiseprofis.

Der Fairness halber muss ich hier erwähnen, dass nicht jeder Reiseveranstalter automatisch auch ein geeigneter Partner für Vereine ist. Nicht alle Veranstalter - und dazu zählen auch die Busunternehmen - sind mit den konkreten Bedürfnissen, Anforderungen und Wünschen von Vereinen wirklich vertraut. Auch wenn sie es standhaft vorgeben. Wer seinen Partner nicht sorgfältig auswählt kann durchaus auch enttäuscht werden. Drum prüfe, wer sich bindet. Sprechen Sie mit Ihrem Busunternehmen oder einem für Ihre Bedürfnisse passenden Reiseveranstalter oder Reisebüro. Sie finden dann selbst schnell heraus, wer Sie bei Ihrer Planungsarbeit hilfreich unterstützt und mit Ihnen die Reise gemeinsam zum Erfolg bringen möchte.

Allzeit gute Reise!

Ihre Ferien66 Redaktion